INVERSION EN LOS SISTEMAS DE GESTION LOGISTICA

Retorno de la inversión de los Sistemas de Gestión Logística

Autor: Lic. Raúl Garreta, Socio de Tecnologística Consultores
La tecnología avanza rápidamente y está al alcance de nuestra mano a valores cada vez más convenientes. Ya no es imposible pensar en sistemas de gestión logística para mejorar las operaciones, bajar los costos y porqué no para incrementar los ingresos. Esto aplica tanto a empresas grandes como a pymes.
Existe la posibilidad para aquellos que trabajan con alguno de los sistemas ERP conocidos (sistemas de gestión integral de la empresa), de instalar el módulo logístico necesario que normalmente se contrata aparte como en el caso de SAP, o bien de incorporar un módulo específico para logística que se puede conseguir hoy en día en el mercado a valores muy convenientes. En este último caso, solo hace falta conectar el ERP con el sistema logístico, cosa que se realiza en forma muy simple y que no implica bajo ningún punto de vista modificar nada en el sistema integrado que se disponible.
Para el caso de aquellos que tienen sistemas de desarrollo propios o software estándar de menor funcionalidad, desde ya que un sistema logístico les va a ayudar aún más.
¿Cuánto es la mejora y cuál es el retorno de la inversión? Veamos un caso: Por ejemplo una empresa autopartista y/o de accesorios, productos que vende muchos ítems diferentes tiene cierta complejidad operativa para atender los pedidos y para administrar el stock. ¿qué es lo que habitualmente necesita?
Entregar la mayor cantidad de referencias pedidas por el cliente, lo que impacta directamente en la facturación.
Cumplir con la entrega en el tiempo adecuado y si es posible en 24 hs.
Tener una operación ordenada, con procesos simples y coordinados que se puedan ejecutar rápidamente con un nivel de productividad conveniente.
Tener información para planificar mejor las compras y hacer que esta actividad sea más precisa. Esto ayuda también a reducir el capital de trabajo.
Control patrimonial, algo nada menor. Queremos cuidar nuestro stock, que no se pierda y poder encontrarlo muy fácilmente.
Si pensamos solo en lo que vendemos y no podemos entregar por el nivel del faltante de stock (en la mayoría de los casos en este tipo de empresas mayor al 20%), por errores de planificación de compras o por “no encontrar el producto”, un sistema de gestión de depósitos podría reducir dicho faltante al menos a la mitad, facturando en este caso tal vez un 10 o 15 % más. Al mismo tiempo, nos ayudaría a entregar rápido, subir la productividad, manejar las posiciones de almacenaje y poder encontrar siempre el producto y por último, a realizar en forma muy sencilla los inventarios periódicos.
El retorno de la inversión en un software logístico en un caso como el anterior, puede ser de unos pocos días, un par de semanas a lo sumo un par de meses.
Esto mismo es aplicable para cualquier tipo de negocio, producto y la variabilidad del “rápido retorno” de esta inversión va a estar muy ligada al valor del producto y su margen.
Si hablamos de sistemas para administrar transportes, sistemas de planificación de abastecimiento a sucursales y/o distribuidores o sistemas de planificación del abastecimiento, también veremos un rápido retorno, una reducción de los faltantes, una mejora importante en las operaciones y finalmente una ganancia de competitividad por un mejor servicio al cliente.
¿Le parece que hay que pensarlo mucho?
Raúl es Licenciado en Análisis de Sistemas, egresado de la Universidad de Buenos Aires. Tiene una extensa trayectoria en empresas nacionales y multinacionales como Kraft Foods International, Nabisco, Canale S.A. y Molinos Rio de la Plata, en las cuales ocupó puestos gerenciales, liderando las áreas de compras, planeamiento, abastecimiento y logística. Además, es profesor del Postgrado de Logística en la UCA, de Materiales e Inventarios, Logística y Supply Chain Management en el Instituto de Formación Logística de la Asociación Argentina de Logística Empresaria (ARLOG) y ha dictado cursos de Negociación en América Latina.

La Implementación de un WMS (Warehouse Management System)
Por: Lic. Carlos Ferreiro
Aspectos a tener en cuenta para elegir e instalar equipamiento operativo (Hand-helds y Antenas para el uso de la Radio-Frecuencia)
La correcta elección de las terminales portátiles Hand-Helds que el personal va a utilizar en la operación diaria y del Equipamiento de Radio Frecuencia, es un aspecto clave para el éxito de la implementación de un WMS, que requiere:
Compromiso del personal y para lograrlo éste tiene que estar satisfecho con el equipamiento a utilizar.
Productividad Operativa que se alcanza con el uso de una herramienta eficiente.
Durabilidad de la inversión realizada, y este equipamiento está expuesto a la dureza de un uso industrial.
Mientras se innova con las tecnologías RFID y Sintetización de Voz aplicadas a la gestión de movimientos de mercadería, los proveedores de equipos Hand Helds siguen ofreciendo nuevos modelos y alternativas para un kit tecnológico consolidado:
Hand Helds con lector de códigos de barras y conectividad con la Radio Frecuencia.
El vínculo con el host por radio-frecuencia.
Para enmarcar este análisis, nos estamos refiriendo a los almacenes de materiales o productos terminados que deben manipular diariamente volúmenes importantes y deben hacerlo con precisión y productividad. La decisión del software que administrará esta complejidad es crítica, pero también deben elegirse los equipos más adecuados al entorno de trabajo.
En este informe pretendemos asistir a quienes deban elegir los equipos más adecuados a sus necesidades. Hay tres entidades que deben estar en armonía:
La funcionalidad que debe proveer el software (WMS) seleccionado
Los Hand Helds a utilizar
El equipamiento de conectividad (Sistema de Antenas – Access Point)
Veremos las características principales de estos equipos.
Resistencia
La resistencia es un aspecto clave para asegurar la durabilidad de la inversión dado que estos equipos se usan en un entorno operativo industrial y el trato tiene que soportar es duro. Si bien existen diferentes calidades los modelos llegan a tener una alta resistencia a caídas. La resistencia se mide en cantidad de caídas sobre concreto que resiste un equipo desde determinada altura.
Según su resistencia varía su precio. Hay que tener en cuenta que si las especificaciones técnicas indican determinada tolerancia a una altura superior a los 120 cm, seguramente el equipo se adapta al trabajo de una persona operando de pie, y en general la resistencia de los equipos es superior a lo indicado en las especificaciones técnicas.
Sistema operativo, Monitor, Teclado, Procesador
El sistema operativo depende de los requerimientos del WMS. Actualmente, Windows CE o Windows Mobile son los más difundidos.
Conviene utilizar equipos con pantalla color porque esta es una forma más de comunicación, y cobra importancia por el reducido tamaño de las pantallas. Actualmente, sólo para necesidades muy limitadas se siguen considerando las pantallas monocromáticas.
El teclado puede ser sólo numérico si no se va a ingresar nunca caracteres alfabéticos. Hay equipos que permiten el teclado en el monitor y se manejan con pantallas táctiles, y otros con teclados multifunción como los celulares. Todas estas opciones son válidas, obviamente un teclado alfanumérico explícito es más cómodo.
Un procesador de 520 MHZ es lo mínimo que se recomienda para tener una razonable operación.
Tiempos de respuesta
Considerar este aspecto es fundamental para asegurar una alta productividad de personal y no perder tiempo operativo por una menor performance del equipamiento.
Los tiempos de respuesta dependen de varios factores. El principal es el procesador y la memoria RAM. Pero también dependen de la calidad de la señal, y obviamente de la respuesta del host, del motor de base de datos, de la calidad de los accesos del WMS, etc. Es recomendable realizar una prueba de los equipos a comprar en el caso concreto, es decir con el WMS elegido y en el depósito respectivo.
El tiempo de respuesta recomendable, es menor a 2 segundos en cualquiera de las funcionalidades a utilizar, pero es fundamental el análisis de las tareas muy dependientes de estos equipos como por ejemplo el picking.
Si un picker tarda 10 segundos más por cada posición de picking de donde toma productos porque es el tiempo en que responde el equipo, debe considerarse que probablemente el operario pierda entre un 30 % y un 40% de su productividad de preparación.
El costo que implica la pérdida de productividad debe evaluarse no sólo por el costo directo de hora/hombre sino también por la incidencia de los costos indirectos totales del centro de distribución.
Para medir la performance, hay que evaluar en las funciones principales, el tiempo que tarda el sistema entre cada “enter” que se da en el handheld, hasta que éste responde la petición.
Ese tiempo debe analizarse separándolo en tres partes, para simplificar el problema:
1) El tiempo en que la aplicación y el motor de base de datos resuelven el rocesamiento cada vez que se presiona “enter”
2) El tiempo de conectividad Wifi
3) El tiempo que requiere el hand held para mostrar el resultado
Testeo del tiempo 1)
Conviene realizar la prueba desde un PC conectado a la red local. Se puede tomar la función de picking y se mide el tiempo de respuesta. Debe estar en menos de 1 segundo. Si el tiempo fuera mayor, debe revisarse la lógica de la aplicación, el hard utilizado como Server de la aplicación y de la base de datos, y la configuración de la base de datos.
Testeo del tiempo 2)
Para medir estos tiempos hay equipos especiales que miden con precisión. Si no se cuenta con este tipo de equipamiento se puede ejecutar una de las funciones de los hand helds con una notebook conectada vía Wifi.
En este caso estamos probando la suma de los tiempos 1) y 2). Esta prueba no debiera superar el segundo. Hay que caminar con la notebook por todo el centro de distribución para chequear la respuesta en todos los puntos. Si el tiempo fuera mayor al tiempo 1) más 1 segundo, debe revisarse la red inalámbrica.
Es muy importante tener en cuenta que la medición del tiempo de respuesta de la radio-frecuencia variará según que el centro de distribución esté lleno, semi-lleno o vacío, incluso puede variar con una obra civil o un cambio del lay-out.
Testeo del tiempo 3)
Es el tiempo real que demoran los hand helds, descontando uno o dos segundos. Entonces, si los equipos entregan la respuesta en 4 segundos, 2 de esos 4 segundos los requiere el hand held, y este sería el tiempo que habría que mejorar.
Configuraciones de las Hand-Helds
Considerando los cambios permanentes de los modelos, esta recomendación debe considerarse para el momento de confección de este informe, la configuración mínima debiera tener:
Teclado Alfanumérico,
Procesador de 520 MHz,
Memoria RAM de 256 Mb.,
WLAN 802.11b/g,
Display Color QVGA,
Scanner lector de códigos de barras,
Sistema operative Windows (chequear con el proveedor de software el sistema operativo más conveniente. En el mercado se imponen el Windows CE y el Windows Mobile.
Según la cantidad de turnos de trabajo puede ser necesario considerar por cada equipo dos baterías.
Los equipos requieren en general cargadores especiales, aunque ya hay modelos con cargadores de muy bajo precio como los de los teléfonos celulares.
Es fundamental considerar que la cobertura de radio-frecuencia debe ser de alta calidad, por tal motivo no recomendamos utilizar equipos de oficina para cubrir un centro de distribución.
Debe tenerse en cuenta que a diferencia del personal de oficina, el operador de un Hand-Held está moviéndose, por lo que debe tener cobertura total en el centro de distribución y el roamming debe funcionar con un umbral del 25% de señal, es decir, cuando el operador se aleja de la señal de un access point, al llegar al mínimo del 25% el equipo debe buscar automáticamente el access point más próximo y cambiar a ése de forma automática.
De lo contrario, el operario puede estar debajo de un access point y tener una señal muy baja porque el equipo está “enganchado” a otro access point más lejano. Además en este caso, el operario se quedará sin señal para que el sistema se enlace con otro access point y perderá la conexión con el sistema.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que una señal menor al 25% comienza a afectar la performance, es decir, el sistema se vuelve más lento.
Conclusiones
La elección correcta del equipamiento forma parte del éxito de la implementación de un WMS, por lo tanto se tiene que utilizar Hand-Held y Acces Point que aseguren protección a la inversión (resistencia) y productividad del personal (performance).


SOBRE EL AUTOR

Lic. Carlos Ferreiro: Carlos es Analista en Informática de UADE, estudió Investigación Operativa en la Escuela de Investigación Operativa del Ministerio de Defensa, fue profesor invitado en el curso superior de logística de UADE y se especializó en tecnología informática orientada a la logística. Ha tenido un amplio desempeño en el desarrollo de software, incluyendo roles técnicos, funcionales y de gerenciamiento de proyectos de envergadura.
Carlos ha aportado importantes soluciones a la gestión de procesos, utilizando la tecnología informática como elemento diferencial. Su participación en proyectos clave incluye empresas como Flora Dánica, Molinos Río, Nestlé Argentina, Bull Argentina, Royal-Canin, Ribeiro, AdeA, Cervepar (Quilmes Paraguay), Papelera Tucumán, ALG Argentina (Jumbo-Easy), Román Logística y Citibank entre otras


Plan de lanzamiento de un WMS: algunos temas a considerar
¿Tiene usted que preparar el Plan de Lanzamiento de un WMS?
La organización va a dar un paso en el aumento de la calidad de los procesos del Centro de Distribución. Podrá instalarse un WMS que utiliza terminales portátiles vinculadas con radio-frecuencia o bien, se va a utilizar la tecnología de voz, o simplemente se instalará un WMS trabajando con papeles. No nos estamos refiriendo en esta nota al plan de implementación completo del proyecto donde se incluye la compra de equipos, la capacitación, configuración del WMS, etc., sino puntualmente al plan de lanzamiento.
Los puntos clave son:
Re-diseño del proceso. El aporte tecnológico y el nuevo sistema de trabajo requieren re-diseñar el proceso, volver a revisar la cantidad de posiciones de picking, revisar espacios de piso, re-diseñar zonas de almacenamiento para cada producto, etc. Dado que pueden cambiar ligeramente las tareas de ingreso, reaprovisionamiento al área de picking, controles en la preparación, etc., es necesario calcular los tiempos de cada tarea para los volúmenes a manejar. Estas tareas deben realizarse cuidadosamente en un trabajo de análisis para no agregar conflictos de falta de espacios, falta de maquinaria o de gente para determinadas tareas, justo en el momento del lanzamiento. En el lanzamiento el responsable del proyecto debe tener claros los nuevos tiempos que se van a demandar. Es probable que haya que reducir personal en ciertas tareas u horarios y aumentarlo en otros, pero esto debe calcularse apriori y no debe dejarse para ajustar sobre la marcha. Es altamente recomendable contar con la asistencia de consultores especializados, habituados a enfrentarse a estos procesos de cambio.
Además de la Capacitación se necesita Adiestramiento. Se trata no sólo de proveer al personal operativo de clases teóricas sino fundamentalmente de lograr que se adquiera destreza en la operación y la resolución de problemas. Los operarios deben estar lo suficientemente familiarizados con la nueva operación como para que el lanzamiento sea casi una continuidad en su proceso de adiestramiento. Cuanto menor sea la incertidumbre en el lanzamiento, mayores probabilidades de éxito se tendrán. No debemos olvidar que la variable de ajuste es el tiempo y es el elemento más escaso en la primer jornada de trabajo.
Resistencia al cambio. Si bien en general el personal operativo responde positivamente a estos cambios, pueden surgir inseguridades o acentuarse disconformismos que impactan en la actitud de los primeros días. Esto debe observarse por lo que es necesario que el personal idóneo de RRHH esté involucrado en el proceso.
El lanzamiento es el momento más débil en la vida del proyecto. Además de tomarse todos los recaudos antes del lanzamiento, en el lanzamiento deben tomarse medidas tendientes a que los operarios puedan acceder con rapidez a los instructores de modo de retrasar lo menos posible la operación.
Deben cuidarse particularmente las medidas de seguridad, ya que el personal de IT no está habituado a caminar dentro del CD y pueden no respetar las sendas peatonales. Del mismo modo, el personal de operaciones se encuentra con cambios que pueden distraer su habitual atención en la conducción de autoelevadores. Es además un momento en el que el personal tiene menos respeto por las normas de seguridad.
Fraccionamiento del lanzamiento. Si se trata de una empresa de servicios logísticos, podrá lanzar con un solo cliente, para agregar progresivamente operaciones a su nuevo esquema de trabajo. Si se trata de una empresa que realiza su propia distribución, podrá manejarse la cantidad de despachos del primer día, de modo de tener en la primer jornada de trabajo poco movimiento e ir incrementando progresivamente el segundo y tercer día.
Calidad de los datos del WMS. Tendremos todos los pallets del almacén etiquetados, y el WMS debe saber dónde está cada uno, pero dado que se estuvo trabajando con un sistema de menor precisión y exigencia en la calidad de los registros, ese stock puede no estar en un 100% correcto. Entonces, es muy importante poder tomar un inventario inicial de modo de asegurarse que no surgirán problemas en medio de la operación de los primeros días.
Supervisión y Monitoreo. El personal de supervisión debe estar involucrado en el monitoreo del proceso desde la aplicación, con los informes de monitoreo que dispone el WMS, y no sólo con la observación in-situ. El personal de IT que participa en el lanzamiento hará también sus propios monitores, pero los supervisores deben tomar control desde el primer momento y no dejar esa responsabilidad a los especialistas de IT. El cambio de paradigma también afecta a los supervisores que pueden encontrarse débiles e inseguros en la nueva situación. Este es un aspecto que el responsable del proyecto debe cuidar porque serán los supervisores de los equipos de trabajo los jugadores clave en el lanzamiento.
Cierre del lanzamiento. Es bueno que la organización realice algún evento que involucre a quienes participaron tácticamente del lanzamiento de modo de percibirse el final de la etapa y disfrutar del éxito alcanzado. Esta acción permite al personal tener una mirada reflexiva acerca de lo logrado y lo coloca en un mejor lugar para actuar en el futuro en un proceso de mejora continua.
Carlos Ferreiro
Tecnologística Consultores

Sistemas de Información en Procesos Logísticos
El escenario de negocios es cada vez más complejo y nuestras empresas deben competir innovando, ofreciendo productos diferenciados, personalizados para los clientes, y de esta forma la diversidad y cantidad de productos operados crece, los tiempos de operación se reducen y la demanda de calidad en el servicio es mayor.
Este marco nos obliga a buscar nuevas herramientas que nos permitan asegurar altos niveles de servicio al mismo tiempo que incrementar la eficiencia y la productividad y mantener los costos controlados.
La tecnología informática es una herramienta imprescindible para alcanzar estos objetivos y los sistemas base que se utilizan en la gestión logística son:
Sistema de Gestión de Almacenes – WMS (Warehouse Management System)
Sistema de Gestión de Transporte – TMS (Transportation Management System)
Sistema de Ruteo – RS (Routing System)
El Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) es habitualmente la herramienta de gestión clave de los procesos logísticos y el corazón de los procesos de distribución sobre los que se asienta la calidad del servicio de entrega a los clientes.
Es importante que sean parametrizables para adecuarlos a nuestras necesidades y la funcionalidad básica necesaria de un WMS incluye:
Operar con Radio Frecuencia, Código de Barras y tener una operación sin papeles (paper-less)
Gerencian mútiples almacenes lógicos y físicos.
Administrar diferentes tipos de sistemas almacenaje (racks frontales, penetrables, autoestibas) con diferentes alturas de nichos.
Sectorizar el almacén en áreas de alta, media y baja rotación.
Asignar atributos a los productos (rotación, altura, tipo de peso, etc)
Administrar la rotación aplicando criterios (FIFO – FEFO – LIFO, etc.)
Llevar la trazabilidad de los productos identificando a que cliente se entregó cada unidad (número de Serie, Lote, fecha de Vencimiento).
Definir que sistema de picking utilizar (hombre al producto, por batch, combinados, etc) establecer áreas de picking y definir los criterios de abastecimiento al mismo.
Consolidar pedidos por zona de entrega o atributos comunes, para preparar despachos consolidados.
Capacidad de adminstrar la preparación de combos o adecuaciones finales para los clientes (kitting)
Gerenciar todas las operaciones del almacén enviando las instrucciones a las hand – held de los operarios en cada una de sus funciones:
Recepción de materiales, (control ciego – recepción ASN – etc)
Guardado del Producto (aplicando las lógicas de rotación)
Reposición del picking (masiva – por demanda – etc.)
• Inventarios cíclicos.
Preparación de Pedidos o Picking.
Envío al área de despacho de los pallets completos.
Despacho de órdenes.
Sobre todas las actividades operativas, los sistemas más completos permiten elaborar estadísticas con la productividad del personal (pallets hora en recepción, guardado, despacho, bultos por hora en picking, etc.)
Información estadística de la operación del almacén (diaria y mensual) (vacío operativo, pallets recibidos, despachados, bultos preparados, etc)
Capacidad de interactuar en forma automática con el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) de la empresa.
Los Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS) han evolucionado tanto funcional como tecnológicamente, y hoy operan en la WEB (web enable), administran múltiples almacenes dentro del sistema, y permiten la gestión y el control a distancia.
Pasaron de ser una herramienta para el control de los movimientos y el almacenamiento de materiales, a incluir actividades de postponement (adecuación final), gestión de transporte, gestión de pedidos, y alimentar a los sistemas de centrales.
El Sistema de Gestión de Transportes (TMS) es la herramienta complementaria de los procesos logísticos y aumenta su importancia cuanto más compleja es la red de transporte de la empresa.
Este tipo de herramientas son importantes para gerenciar el proceso de distribución y tomar decisiones de optimización del costo de la distribución y la funcionalidad fundamental incluye:
Administración de la gestión de transporte
Control de la documentación de los transportistas
Asignación de los viajes a los transportistas
Control de los viajes realizados
Cálculo del precio de los viajes según las tarifas negociadas con cada empresa de transporte
Control de la rendición de las entregas de los transportistas
Seguimiento de las entregas (track and trace) que puede realizarse en forma on-line y dar visibilidad al cliente sobre el estado de su pedido.
Estadisticas de la gestión para la optimización de la red (participación de cada tipo de camión utilizado, porcentaje de llenado de los camiones, costo por kg transportado, etc.)
El Sistema de Ruteo – RS (Routing System) es la tercer herramienta que se utiliza en redes complejas con esquemas de distribución extensivo y con muchos puntos de entrega.
Estos sistemas buscan reducir el costo de tranporte optimizando el aprovechamiento de los camiones, maximizando la cantidad de puntos de entrega a atender y la cantidad bultos a colocar en los mismos.
Utilizan modelos matemáticos que consideran las restricciones que afectan la distribución, como tiempo de viaje, tiempo de demora en la entrega, tipo de camión que permite la recepción del cliente y la zona donde está ubicado, etc.
Conclusión
Hoy las empresas cuentan con herramientas informáticas que las pueden ayudar a tener una gestión eficiente, con un reducido nivel de costo logístico y un alto nivel de servicio.
La implementación de estos sistemas no es compleja y cuanto más se los conoce más ventajas se logran, por lo cual utilizarlos bien es un proceso continúo aprendizaje.
Dr. José L. Losada